Personální agenda po novém občanském zákoníku

O personalistice, s nadsázkou řečeno, „o práci s lidskými zdroji,“ mohou psát mnozí z odborného hlediska fundovaněji. Já však nemám v úmyslu  příslušným odborníkům do toho zasahovat, chci  jen  tuto oblast v praxi firem a zaměstnavatelů posoudit z jiného úhlu.

Kriteriem jsou nové zákony, které od 1.ledna 2014 nabyly účinnosti a  personální agendu významně ovlivňují. Je zřejmé, že se jedná  o nový občanský zákoník (dále jen NOZ) a zákon, kterým se v souvislosti s rekodifikací soukromého práva mění některé zákony. Byl bych rád, kdyby můj blog byl vnímán jako základní personální informace v návaznosti na nové předpisy.

Základem personální práce je osobní spis zaměstnance. Podotýkám, že jde o právní stránku věci, tedy formálně-právní. Zákoník práce poskytuje oprávnění zaměstnavateli, aby vedl tento osobní spis zaměstnance, nestanoví však obsah písemností. Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání. Jedná se např. o  osobní údaje (jméno, rodné číslo, profesní životopis apod.), potvrzení o získané kvalifikaci, potvrzení o zaměstnání, posudek  o pracovní činnosti (předchozí zaměstnavatel ho vydává jen na žádost zaměstnance), doklady týkající se uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce, platový případně mzdový výměr).


Je správné, že právní předpisy nezatěžují personalisty údaji, jak dlouho mají vést osobní spis. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru. Vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze  uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti  zaměstnavatele za nemoc z povolání).

Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování  nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny  apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.

Není však nutné uchovávat některé písemnosti po dobu delší jak tři roky, neboť právo se může promlčet. Promlčecí lhůta je podle NOZ tříletá. Strany si mohou  pro některé právní situace sjednat kratší nebo  delší promlčecí lhůtu počítanou ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé, nejméně však v trvání jednoho roku  a nejdéle v trvání patnácti let. K promlčení soud přihlédne jen uplatní –li tuto námitku dlužník. Pak nelze právo věřiteli přiznat.

Účelem institutu promlčení je stimulovat věřitele, aby svá práva uplatnil včas a přispěl tak k právní jistotě. Jestliže by věřitel, poté co mu vznikla možnost uplatnit svá práva, příliš dlouho s tím otálel, ztížila by se možnost dopátrat se skutkového stavu.

Přístup k personálním písemnostem je ovlivněn NOZ. Jeho význam   spočívá zejména ve stanovení přístupu k obsahu a  posouzení formy  právního jednání, jakož i důsledků, které směřují k uzavření základních personálních písemností, jako je např. pracovní smlouva, dohoda o pracovní činnosti apod.

Právní úkony, které měly před 1.lednem 2014 v personální agendě podobu např. v pracovní smlouvě, výpovědi z pracovního poměru, v dohodách o pracovní činnosti apod. jsou NOZ legislativně nahrazeny pojmem „právní jednání“.

Toto jednání vyvolává právní následky, které jsou v něm vyjádřeny, jakož i právní  následky plynoucí ze zákona, dobrých mravů, zvyklostí a zavedené praxe stran.

Zvyklost lze spatřovat i v pravidlech slušného chování. Jedná se např. o následek tohoto jednání, který vyplývá ze zvyklostí a může být druhou smluvní stranou vynucen. A to i tehdy, nebyla –li určitá povinnost v právním jednání (např. ve smlouvě nebo dohodě) sjednána.

Zvyklostí se dále rozumí určitá skutečnost, která je natolik dlouhodobě a pravidelně zachovávána v právním styku, že je spravedlivé očekávat její dodržení obecně i v případech, kdy se na ni smluvní strany výslovně nedovolávají, případně ji neznají.

Zavedenou praxí stran se rozumí všechno, co poměry mezi stranami po delší dobu pravidelně formuje. Na počátku bylo nějaké ujednání, které upravovalo příští práva a povinnosti. Časem se již všechno opakovalo, měnila se pouze doba uskutečnění, takže nebylo třeba další právní jednání.

NOZ  připomíná rozdíl  mezi právním jednáním a společenskou úsluhou. Nemá –li se jednat o právní jednání, ale pouze o společenskou úsluhu, musí být z chování stran  zjevné, že si žádné právní následky nepřejí, že nechtějí aby jim vznikly nějaké povinnosti. Mnohdy však mohou být se společenskou úsluhou spojeny odpovědnostní nebo sankční následky.

Personalisté a všichni, kteří při realizaci pracovněprávních vztahů pracují, musí respektovat a brát v úvahu zejména nové pojmy „zvyklosti“ a „zavedená praxe stran.“ Mohou totiž přinést řadu nových práv, případně i povinností, které nebyly sjednány v pracovněprávním vztahu, tedy v pracovní smlouvě nebo v dohodách o pracích konaných mimo pracovní poměr.Jedná se např. o poskytnutí náhrady za opotřebení vlastního nářadí a pracovních prostředků bude–li zaměstnanec pracovat doma, i když náhrada nebyla sjednána v pracovní smlouvě, nebo náhrady výdajů vzniklé v souvislosti s pracovní cestou v dohodě o pracovní činnosti apod. Proto bude vždy rozumné, když pracovněprávní smlouvy a dohody, které  jsou významnou částí personální agendy a nově je označujeme za právní jednání, budou obsahovat nejdůležitější a nejčastější práva a nároky, které se mohou při výkonu závislé činnosti vyskytnout.

Na závěr krátké připomenutí: Úmyslně jsem v blogu neuváděl čísla příslušných ustanovení nových předpisů, abych personalisty nezatěžoval. V tomto směru může European Business School SE a Ústav práva a právní vědy o.p.s. kdykoliv lektorsky pomoci.