Úkoly, které se neodkládají

Jedno české přísloví ve své modifikované variantě říká: „Co můžeš udělat dnes, můžeš udělat i zítra.“ Odkládáním těch správných úkolů totiž můžeme velmi výrazně zvýšit svoji produktivitu. Pokud ale něco odkládáme jen proto, abychom se tomu vyhnuli, tak se to dříve či později velmi nevyplatí.

Doslova vymstí. Zvláště když se jedná o úkoly, které nyní nemají vysokou prioritu, ale jejichž odložením se může tato priorita v čase změnit a pak už není cesty zpět k prioritě nižší, původní. Ovšem v obecné rovině existuje několik typů úkolů, které se skutečně nevyplatí odkládat. Vyjasněme si tedy, co je třeba řešit ideálně bez odkladů.

Úkoly, na které zapomenete, jakmile vám zmizí z očí. Jde o úkoly, které povětšinou není třeba řešit urgentně, není třeba jim věnovat aktuálně pozornost a je možné je na chvíli odložit. Jejich problém ale je, že pokud si je přepíšete v diáři jednou, máte tendenci to opakovat a následně se vám nebude chtít ani to a úkol zůstane zapomenut. Připomene se až ve chvíli, kdy je rozhodně pozdě.

Úkoly, které můžete vyřešit rychle. Pokud je nějaký úkol vyřešitelný v rámci několika málo minut, z pohledu efektivity se nevyplatí ho odkládat. Jeho přeterminování, přemýšlení kdy jindy by se dal udělat, zahrne obvykle stejné množství času, jako jeho okamžité vyřešení. Typicky se jedná o vyřízení e-mailu v telefonu, odepsání na SMS zprávu, provedení zápisu do kalendáře, provedení rezervace a podobně.

ebs_akt_6_10_2015

Bezpečnostní rizika. Zdá se až možná nepochopitelné, že zmiňuji právě tuto oblast, ale v praxi se velmi často stává, že umístění informační tabulky o existenci nouzového východu, hydrantu nebo jakéhokoli jiného potenciálního rizika není vyhodnoceno jako priorita s mnoha různými argumenty. A i když to mimo jiné souvisí s typem úkolu, který lze vyřešit rychle, je odsouván. Jako naschvál, běžně se nevyskytující riziko je najednou zde a s ním spojené problémy také.

Jedinečné příležitosti. Netřeba ani vysvětlovat. Vždyť kdo by odsouval příležitost, která se vzhledem ke své povaze už nemusí nikdy opakovat? Kdo by si řekl: „Teď nevyužiji, třeba to přijde ještě někdy jindy.“ Kvůli takovým příležitostem se obvykle vyplatí okamžitě přeformulovat priority.

Sliby. Sliby chyby. Proč chyby? Protože neplníme sliby. Vše co slíbíte druhým, by mělo mít absolutní prioritu a mělo by tomuto splnění být vše podřízeno. Zvláště za předpokladu, že je v rámci slibu zmíněn i termín.

Úkoly, o kterých víte, že je nebudete nikdy plnit. V tom případě je třeba sebrat odvahu a neodkládat rozhodnutí. Rozhodnutí takový úkol odmítnout nebo vymazat ze seznamu úkolů.

Úkoly s vážnými důsledky. Ať už důsledky finančními nebo právními. Pokud je nesplnění nějakého úkolu navázáno na právní předpis, ze kterého hrozí postih, není radno ho odkládat. Předpis zůstává a sankce také. Jediné, jak se jim lze vyhnout, je splnit úkol včas. Konkrétně jde například o podávání všemožných přehledů různým úřadům. Ale totéž vlastně platí pro úkoly finančního charakteru. Něco nezaplatit a oddalovat vás dané povinnosti nezbaví a naopak ještě mohou nastat situace, kdy při odložení je vše následně dražší nebo spojeno s jinými sankcemi.

Celé tohle zamyšlení v praxi není o konkrétních úkolech ale spíše o umění stanovovat priority. Jeden a ten samý úkol nemá totiž vždy stejnou prioritu. Při zpracování úkolu tedy zvažujte spíše to, jakou má úkol aktuálně prioritu a ne o jaký jde úkol s ohledem na téma nebo obsah plnění.