Rozvíjející se výpočetní technika a snaha po vyšší efektivitě práce umožňuje zaměstnavatelům zavádět elektronickou poštu na většinu pracovišť. Vedle kladů, které tato technika přináší, se objevují praktické problémy. Např. zda zaměstnavatel může kontrolovat elektronickou poštu, kterou zaměstnanec obdržel na pracoviště do schránky počítače, který mu byl svěřen k výkonu práce, nebo poštu, kterou odeslal zaměstnanec. Jedná se o nové prvky v pracovní činnosti, v nichž je obsažena i ochrana údajů a tím i osobnost zaměstnance.
Listina základních práv a svobod
Počítač, včetně elektronické pošty, se využívá zejména v administrativní práci, při vyřizování mzdové a platové agendy nebo v personální evidenci zaměstnanců apod. Přitom je ovšem nutné dodržovat příslušné právní předpisy, zejména zákoník práce (dále ZP). Pokud elektronická pošta přijde do osobní e-mailové schránky zaměstnance, tak ji zaměstnavatel nemůže číst. Výjimka je v případech, které jsou stanoveny v § 316 odstavec 2 ZP.
Při právním posuzování této otázky je nutno vyjít z Listiny práv a svobod (čl. 13), která zaručuje ochranu listovního tajemství. Listina základních práv a svobod stanoví, že nikdo nesmí porušit listovní tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí, nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem. Výjimkou jsou případy, které jsou uvedeny ve zvláštním právním předpise (např. vyšetřování trestného činu). Stejně se zaručuje tajemství zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným způsobem.
Zpracování osobních údajů
Právní ochrana elektronické pošty zaměstnanců vystupuje do popředí zejména s novým nařízením EU s účinností od 25. května 2018 (GDPR). Podle čl.4 nařízení se zpracováním údajů rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací, která je prováděna s osobními údaji nebo soubory osobních údajů. Je to zejména shromažďování, zaznamenání (ukládání na nosiče informací), uspořádání, uložení, použití,.šíření údajů apod. Jde o jakoukoliv manipulaci s údaji, tedy také správa údajů, nakládání s údaji apod. Zpracování se může uskutečňovat nejen technickými prostředky (např. výpočetní technika), ale také manuálně, např. evidence, zakládání dat apod. (Definice osobního údaje viz čl. 4 odst. 1 nařízení).
Typickými zpracováním je např. kontrola elektronické pošty, neboť se jedná o zpracování údajů a identifikaci zaměstnance (osoby),
Závažný důvod
Zaměstnavatel může kontrolovat elektronickou poštu zaměstnance, jestliže k tomu bude mít závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti. Musí však informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. Souhlas zaměstnance k tomu však ve smyslu nařízení EU nepotřebuje,
Závažným důvodem může být „ochrana a zdraví zaměstnavatele, zaměstnance, spoluzaměstnanců a jiných osob, které se v kontrolovaném prostoru zdržují. Dalšími důvody jsou ochrana majetku zaměstnavatele, spoluzaměstnanců a jiných osob a kontrola pracovní výkonnosti zaměstnance. K takovému postupu dává zaměstnavateli oprávnění ZP v § 316 odstavec 3, pokud bude mít závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti zaměstnavatele, který odůvodňuje zavedení kontrolních mechanismů. Musí však informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. Zejména se jedná o zaměstnavatele, u nichž je nutno chránit know-how nebo údaje občanů (zaměstnanců).
Způsob kontroly
Počítačové firmy vyvíjejí různé programy, které by měly zaměstnavatelům usnadnit jejich postup při monitorování zaměstnanců. Různé vyhledávací formy v softwerových programech automaticky zpracovávají obsah procházející sítí v organizaci a označují je prostřednictvím klíčových slov. Lze pak vyhledávat i formace a temata, která vedení zaměstnavatele zajímají.
I při takovém postupu musí však zaměstnavatel dodržovat zákonné předpisy. Nemůže se v důsledku „přidělení „ služebního počítače zaměstnanci domnívat, že elektronická pošta je majetkem zaměstnavatele. K tomu, aby mohl kontrolovat elektronickou poštu zaměstnance musí nejen vymezit závažný důvod, který ho k tomu opravňuje, ale je rovněž povinen informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. ( § 316 odstavec 3 ZP). Musí tedy uvést např. jaké údaje budou kontrolovány a shromažďovány,kde a po jakou dobu budou uschovány, kdo k nim má přístup, kdo bude provádět kontrolu, jaká jsou bezpečnostní opatření k neoprávněným zásahům apod. Jinak by se jednalo o zásah do ochrany osobnosti zaměstnance.
Kdy ochrana neplatí
Zaměstnanci jsou povinni plně využívat pracovní dobu, nemohou si v pracovní době vyřizovat své soukromé záležitosti a nejsou oprávněni zneužívat služební počítače ani jiné výrobní a pracovní prostředky.
V případech, kdy zaměstnanec např. vyhledává na služebním počítači v pracovní době internetové stránky, hraje hry apod., se ochrana osobnosti zaměstnance neuplatní. Zaměstnavatel nepotřebuje ke kontrole takového jednání zaměstnance vydat opatření, v němž by vymezil závažný důvod spočívající v jeho zvláštní činnosti.
V poslední době se v judikatuře vyskytlo několik podobných případů, kdy např. zaměstnanci nevyužívali pracovní dobu tím, že vyhledávali internetové stránky k uspokojení osobního zájmu. Oprávněně dostali výpověď z pracovního poměru pro porušování pracovních povinností, neboť využívali počítač k soukromým účelům tím, že surfovali v pracovní době, vyhledávali internetové stránky, které nejsou určeny k pracovním účelům apod.
