Češi jsou v efektivitě práce podprůměrní, tvrdí Eurostat, tedy Evropský statistický úřad. Rozhodně nepovažuji veškeré zprávy z „Evropy“ za mantru a už vůbec nevnímám různá evropská nařízení a hodnotící zprávy automaticky jako nezpochybnitelnou pravdu. Ale tomuto tvrzení by se mi nějak podvědomě snadno věřilo, i kdybych neměl v ruce čísla. Jenže já je mám.
Z údajů Eurostatu vyplývá, že Češi za hodinu práce vyprodukují zhruba 71% toho, co za stejnou dobu zvládne průměrný zaměstnanec Evropské unie. Česká efektivita práce nestačí ani na průměr EU. Produktivnější než my jsou i Slováci či Malťané. Paradoxem přitom je, že Češi pracují průměrně déle než například Němci nebo Švédové. A dovolí si někdo tvrdit o německé ekonomice, že je pomalejší nebo snad méně výkonná než ta česká?
Po pravdě řečeno, informace o nedostatečné produktivitě nebo nízké efektivitě přemýšlím často ve chvíli, když se pracovně kontaktuji s nějakým úřadem. Nízká nebo nižší produktivita práce je mnohdy způsobena spíše složitě nastavenými procesy uvnitř organizace a jejich neefektivním zvládnutím, případně vzájemným překryvem různých zákonů a nařízení a s tím souvisejícím požadavkem n jejich dodržování, které by se při troše fantazie nebo dobré vůle mohly vzájemně dokonce vylučovat, než s vysedáváním u kafíček a svačinek. V těchto nejčastěji veřejných organizacích všechno strašně dlouho trvá! Jednoduchým příkladem je schvalování dovolených, běžný papírový proces téměř v každé organizaci nebo podniku. Tento proces od svého zahájení, tedy vypsání žádosti zaměstnancem, následnou kontrolu, předání nadřízenému, schválení či zamítnutí, předání zpět a donesení žádosti na sběrné místo, nejčastěji personální oddělení nebo účtárna, zabere souhrnně v průměru 38 minut pracovního času všech zúčastněných. Použitím vhodného nástroje, například v podobě firemního intranetu, lze tuto dobu zkrátit až na 8 minut. Celý proces by navíc probíhal v elektronické formě, čímž by docházelo k další úspoře finančních prostředků. Dalším typickým příkladem jsou knihy příchodů a odchodů pro zaměstnance, a to i v případě, že v organizaci je nainstalován elektronický vnitřní docházkový systém, který na základě vstupní karty do objektu zaznamenává příchody a odchody a není proto nutné trávit až prokázaných v průměru 7 minut denně zapisováním se ještě do papírové knihy. No a takových 7 minut denně, což je zhruba půl hodina týdně, dělá za měsíc více než 2 hodiny čistého času. Pouhá změna systému evidence docházky z jednoduché na ještě jednodušší ušetří měsíčně 2 hodiny času! Podobné nesmysly bychom mohli najít v knize jízd, cestovních příkladech, ale i fakturách. Vše vzniká duplicitně, v listinné podobě, kontrasignuje se na mnoha místech mnoha lidmi, atd. Mám například osobní zkušenost z jedné státní příspěvkové organizace, která měla v rámci své vedlejší činnosti i podnikání v ubytovacích službách a pronájem konferenčních prostor. No, a když se někomu podařilo sehnat někoho, kdo si bude chtít prostory pronajmout, tak dotyčný musel jít na ekonomické oddělení té příspěvkové organizace a tam s kvalifikovanou osobou vyplnit formulář, který se jmenoval: Schválení žádosti o mimořádný příjem. A ekonomové to museli podepsat. Alespoň že pracují déle, než zbytek Evropy, když už se jí nevyrovnají tou produktivitou.
Při aktuálním nedostatku kvalifikované pracovní síly je budoucnost spíše než v nabírání nových zaměstnanců v zefektivnění vnitřních procesů.
Pokud nechce být tedy česká instituce v efektivitě práce pod průměrem, měla by se nad hospodárností nastavení svých vnitřních procesů a postupů určitě zamyslet. Například vhodně zvolený a dobře využívaný intranet nebo veřejně dostupná aplikace či platforma totiž může zvednout produktivitu práce až o 79 %!
Přemýšlejte a měňte!
