Jaký je rozdíl mezi nedělí a čtvrtkem?

Jaký je rozdíl mezi nedělí a čtvrtkem? V zásadě žádný. Když zahodíte diář a nebudete koukat do kalendáře a jen se rozhlédnete ráno kolem sebe, tak podle počasí, pohledu na hodiny nebo na okolí, ve kterém se právě nacházíte, nepoznáte, jestli je právě čtvrtek nebo neděle. A proč tento fakt zmiňuji?

Jde o optimalizaci času věnovaného zpracování úkolu, o uvedení nového nápadu v život nebo o vyřízení aktuálního problému. Je pouze nutné vystoupit ze své komfortní zóny a zažitých stereotypů a začít pracovat tak, jak je potřeba, ne tak, jak by si přálo okolí.

Jestliže se k vám právě teď dostal úkol, na jehož vypracování nebo vyřízení potřebujete třeba půl dne, proč ho nevyřídit ještě v pátek odpoledne nebo sobotu dopoledne, odškrtnout si ho ve svém TO DO listu? Přirozenou odpovědí je  - „přece si nebudu kazit či zkracovat víkend, nechám to na pondělí“. Máte ale i druhou možnost. Věnovat mu sobotní dopoledne a víkend si protáhnout do pondělního oběda. Že to není možné? Jistě, ne vždy a stoprocentně, ale pokud to lze, tak nejen, že bude úkol o to dříve hotov, ale zároveň nepřijdete ani o své dva dny volna, jen se změní jejich rozložení v rámci týdne. Zároveň si však toto volno užijete bez neustálého přemýšlení nad úkolem, který vás čeká. Snížíte tedy stresovou zátěž a následný relax bude plnohodnotnější. A že jste chtěli zajít v neděli odpoledne do kina? Dá se do něj zajít i ve čtvrtek odpoledne, stejně jako sobotní nákup se dá absolvovat v úterý. Zvířata v ZOO na vás budou koukat úplně stejně v neděli jako v pondělí a Karlštejn také nevypadá jinak o víkendu nebo ve všední den. Jde pouze o prolomení bariér ve vnímání času, nic jiného. Samozřejmě sem vstupuje faktor typu daného úkolu. Pokud je jeho splnění závislé na spolupráci s klientem, který komunikuje v rozmezí pondělí až pátek, pak asi nemáte jinou možnost, než ho v tomto čase vykonat, ale přípravu na něj můžete absolvovat jindy a snížit tak stres z nedostatku času.

GLU399f9c_kalendar5

I já jsem svého času typy úkolů jako sepsání nabídky, vyplnění akreditačních dotazníků, přípravu power pointových prezentací, odpovědí na emaily nebo některé obchodní schůzky nechával na tradiční časy do všedních dnů v rámci pracovní doby. Postupem doby jsem ale zjistil, že se kupí práce ve firmě, lidé v týdnu volají nebo mám jinou práci a tyto typy úkolů tak posouvám nebo na ně zbývá málo času. A zasloužené odpočinkové aktivity pak stejně neprobíhaly v předpokládaném klidu. Stávalo se tak, že jsem zaznamenal poptávku od klienta třeba ve čtvrtek odpoledne. Říkal jsem si, že už mu nebudu volat, je pozdě a ozvu se mu až v pátek během dne. Většinou jsme si sice vše vysvětlili (ale kdyby ne pravděpodobně vám na email o víkendu neodpoví), byl informován o vypracování a zaslání nabídky do konce příštího týdne. Důsledek? Pokud jsem to dodržel, klient se už na nabídku koncem týdne nepodíval a neřešil ji, o víkendu také nepracoval a začal se jí věnovat až v týdnu následujícím a doba mezi poptávkou a nabídkou byla skoro čtrnáct dnů.

Dnes ale, pokud zaznamenám poptávku od klienta například ve čtvrtek odpoledne, volám mu neprodleně, získám všechny informace pro zpracování nabídky hned (a kdyby ne, v pátek mi na email pravděpodobně odpoví), v pátek na ní začnu pracovat a řeším ji klidně i přes víkend. V neděli večer nebo pondělí ráno ji odesílám. Klient tak má prostor ji hned na kraji týdne řešit, a pokud na její posouzení potřebuje třeba dva až tři dny, tak já si mohu v pondělí až středu vynahradit volno, které jiní rigidně dodržují v sobotu a neděli. Koncem týdne mi klient odpoví a můžeme se dohodnout na případné realizaci. Výsledek? Proces je rychlejší zhruba o týden, klient je spokojený, protože se nic nezdržuje (navíc tou rychlostí ho držíte v neustálé aktivitě, aby zakázka nevyprchala), já mám časově blíže k realizaci zakázky a tím pádem blíže k vydělaným penězům a navíc – o své dva dny volna jsem nepřišel.

Vzhledem k všudypřítomné dostupnosti internetového připojení, lehkým a rychlým přenosným počítačům, zálohám dokumentů na virtuálních odkudkoli dostupných serverech a stále oblíbenému home office, často v kombinaci s flexibilní pracovní dobou, je tento způsob práce možný.

Co vy na to? Zkusíte to? Manažer není pouze stroj, manažer má kompetenci k rozhodování a řízení procesů. Je to jen o tom, jak si to nastavíte ve vlastní hlavě!