Emailů denně napíšete a vyřídíte desítky, někdo snad až stovky. Napsat email nebo odpovědět na něj se proto zdá jako triviální záležitost. Proto nad jeho napsáním často odpočíváte, nebo alespoň ne na 100% přemýšlíte a soustředíte se. 

Mnoho lidí píše a vyřizuje emaily ráno, po příchodu do práce. V pořádku, pokud vám to vyhovuje. Ale mnozí to dělají automaticky. Na rozehřátí. Na probuzení (no právě – mnoho z vás ještě spí!). V tu chvíli pak jen něco sesmolíte, odešlete a jdete se konečně věnovat práci. Ouha! Kolikrát se vám již stalo, že jste pak polovinu dne hasili překlepy, automatické opravy slov poštovního klienta nebo prostě jen záplavu otázek, která vznikla proto, že příjemce vaše ranní neprobuzení a v jeho duchu napsanou zprávu nepochopil? Je veliká šance, že si o vás klienti nebo nadřízení v důsledku těchto ranních stavů, pokud se budou opakovat, zbytečně zkazí mínění. V tom horším případě se dokonce urazí, přestože vy jste zprávu nemysleli špatně ani vyčítavě nebo dokonce arogantně.

A protože žijeme v době elektronické, kdy emailová komunikace je brána jako oficiální, je třeba k ní i tak přistupovat. Na co si tedy dát zejména pozor?

(Srozumitelný) předmět

V první řadě je třeba nezapomenout na to předmět vůbec vyplnit. Pracovní email, který nemá předmět, jakoby neexistoval. Vybavte si, že i spamy a viry posílané v emailech mají předmět. Proč? Odesílatel prostě chce, abyste ho četli! Vyplnit pole „předmět“ je totiž velké umění. Předmět v emailu funguje podobně jako titulek v novinách. Nezaujme = nečtete. Zároveň by ale měl sloužit i do budoucna, pro snazší vyhledávání obsahu mailu. Neměl by proto být nic neříkající („prosba“, „pozdrav“, …) ale co možná nejvíc konkrétní („prosba o výkaz činnosti“)a zároveň by měl být jednoduchý a krátký. Obvykle se udává maximálně 5-6 slov. Dlouhé nadpisy článků přece také nikdo nečte, a nebo se v nich může ztratit.

Stručný a srozumitelný obsah

S tím souvisí i tělo samotného emailu. Emaily nejsou romány (ty patří do příloh). V těle emailu řekněte to nejnutnější a co nejjednodušeji. Zbytečně složité a dlouhé větné konstrukce mohou působit čtenáři pouze problémy (zvlášť pokud je bude číst po ránu, jako vy je píšete).

Gramatika a překlepy

Velký pozor je třeba si dávat na gramatické chyby nebo překlepy, které v důsledku mohou být způsobeny i automatickými opravami konkrétního poštovního klienta. Dobrá rada zní: napsaný email po sobě alespoň 2 x přečíst. Poprvé v kuse, zda vše napsané dává smysl a vyznívá tak, jak chcete, aby to příjemce pochopil. Podruhé číst po slovech a hledat překlepy. Dobrým pomocníkem je například Word, do kterého lze text emailu zkopírovat, zadat automatické opravy, podívat se na podtržená slova a po opravách vrátit zpět do emailu.

Falešná vstřícnost

Že neznáte? Co třeba -  „Těším se na Vaši odpověď“. Je více než jasné, že ve skutečnosti říkáte: „Odpověz co nejdřív, ať mě to už nezdržuje.“ Nebo pokud svému podřízenému píšete: „Děkuji za Tvůj návrh řešení, ale udělejme to podle mého, ovšem kdybys k tomu cokoli měl, můžeme to ještě probrat.“ Rozhodně vám to neuvěří. Naopak to působí jízlivě. Zbytečně.

Pozdrav a podpis

I v závěrečném pozdravu se velmi často chybuje. Častěji než v samotném podpisu. Je přirozené, že na konci dopisu (Ano, email je elektronická forma dopisu!) je slušné se rozloučit, ale pozor na ty závěrečné věty, které často svádí k nadměrné kreativitě. Jistě znáte rozloučení typu: „S přáním hezkého, i když zamračeného dne“ nebo „Přeji příjemné první jarní dny“. Za prvé to může působit směšně, za druhé může být takové rozloučení matoucí (hezký nebo zamračený den?) navíc pokud v emailu píšete, že nemáte čas a odpověď potřebujete rychle, tak jak to, že najednou máte čas vnímat a hodnotit počasí? A první jarní dny? To znamená přání jen do těchto dnů a zbytek jara si mějte milý příjemce, jaký chcete? Bohatě přeci stačí napsat „S přáním příjemného dne“ nebo „Přeji příjemný den“.

A podpis na závěr? Pokud píšete partnerovi nebo kamarádovi z dětství, klidně se podepište, jak chcete. Ale pokud je vaše korespondence pracovní nebo oficiální, vždy byste se měli podepisovat, i když je to třeba v rámci zaměstnání jen jménem, tak, jak máte uvedeno v občance. Tedy Petr se podepisuje jako Petr, nikoli jako Péťa nebo Peťka, Pavel se podepisuje jako Pavel, nikoli jako Pája nebo Pavka, Anna se podepisuje jako Anna a nikoli Andulka nebo Anička, Veronika se nepodepisuje jako Verunka, Barbora jako Barunka a podobně.

Jistě mnoho z těchto zásad již nyní dodržujete. Nebo alespoň některé z nich. Ale kdyby náhodou ne, tak pokud změníte i jeden jediný nesprávný návyk z výše uvedených, poznáte, že vaše emaily budou vypadat o poznání lépe.