Produktivita je zaklínadlo, kterým se ohání každý, kdo má jen trochu odpovědnost za výsledky podřízených nebo své vlastní. Velmi dobře dokáže rozdávat rady a návody, jak úkol vyřešit, kdy s ním začít, na koho se obrátit a hlavně, jak ho zpracovat. Jenže velmi často jde o univerzální návody, které jsou tak notoricky známé, že už jim lidé přestávají věřit a berou je jako naučené fráze, nad kterými v tom lepším případě jen povytahují obočí. On totiž neexistuje žádný jeden univerzální nástroj nebo kniha, které by vyřešili problémy s (ne)produktivitou nebo (ne)efektivitou.

Kdyby tomu tak bylo, jsme všichni produktivní a efektivní, stačilo by si je jen přečíst. Takové principy jde do určité míry aplikovat například ve strojírenství nebo technice obecně, ale ne v případě řízení lidských zdrojů nebo práci se sebou samým a na sobě samém. Například takový automobil má jasně stanovené kvalitativní parametry, které říkají, kdy je vše v pořádku a kdy je třeba něco opravit. Automechanik pak zná sériovou výrobu a umí si s problémem poradit. Jenže člověk není automobil a každý člověk je jiný, má různá povolání a každému vyhovuje jiný styl organizace práce. Důležité je proto najít si vlastní cestu, vlastní styl, ale hlavně znát dopředu cíl, a zapomenout na to, že cíle lze dosáhnout jednou radikální změnou nebo jednorázovými úkony. Pomůže pouze postupná změna návyků a postupné zlepšování se ve vlastním tempu a pozorovat, co má skutečný vliv na produktivitu.

Podle výsledků analýzy OECD tráví lidé v Česku v práci výrazně více času, než například lidé v Německu nebo skandinávských zemích. Zároveň ale nelze říci, že by šlo o slabší ekonomiky než je ta česká. Jde o produktivitu a ta je u tuzemských pracovníků dlouhodobě nižší. Největšími motory výkonnosti přitom bývají naprosto jednoduché věci jako dostatečný spánek a odpočinek nebo fakt, že práce člověka baví a motivuje. Možná se právě u čtení tohoto řádku ušklíbnete a řeknete si „kde na ten spánek a odpočinek mám brát čas, když mám tolik práce a nestíhám.“ Zkuste v tom případě tu větu přečíst odzadu a začít tím, že práce baví a motivuje. A s těmito dvěma proměnnými musí každý začít u sebe. Postupně, klidně pomalu. Protože pomáhá postupná změna návyků, a to dokonce i při využití oněch univerzálních rad, které si každý přizpůsobí vlastním potřebám nebo možnostem. Ne každý člověk bude využívat stejné postupy nebo stejné nástroje ke zlepšení. Ale i to je v pořádku, důležité je totiž sledovat cíl a tím je právě to konečné kýžené zlepšení. I já se proto dopustím několika rad, ale spíše ve formě návodů nebo tipů, které si může každý vyzkoušet. Jak už bylo řečeno výše, mají sloužit jako inspirace, nikoli zázračný návod na čtyřhodinový pracovní týden.

V prvé řadě se naučte říkat „NE“. Váš čas je stejně drahocenný jako čas kohokoli jiného, i když se vás někdy okolí snaží přesvědčit, že tomu tak není. Když si budete vážit svého vlastního času, uvolní se vám prostor pro práci a nakonec možná i pro pomoc tomu, kdo o váš čas původně žádal. Rozdíl je v tom, že v tomto případě vy rozhodujete, kdy ten čas dotyčnému poskytnete. Osvobozující a funkční!

Plánování je bezvadná technika, jak zvládat efektivněji více věcí. Na druhou stranu často se říká, že je něco špatně naplánováno nebo že někdo změnil plány. Většina lidí však neselhává v plánování, ale v konání. Můžete mít krásný diář i chytrou aplikaci, ale bez správných návyků vám to stejně nepomůže. Umění produktivity není jen záležitost lepší organizace, ale především postojů, zvyků a dovedností. Spočívá v tom, dát se do práce, překonat nechuť, rozmělnit úkoly, začít nejtěžším a tak dále. Můžete například odpovědět na příchozí e-mail do minuty, ale protože nemáte k danému člověku vřelý vztah, tak to budete odsouvat. Je proto dobré vytvořit si návyk, že věci, které je možné vyřídit do deseti minut, vyřiďte hned. Vyzkoušené a dlouhodobě funkční!

Odstraňte rušivé elementy. Pokud je to možné. Jedním z největších problémů, který výrazně snižuje výkonnost, je vyrušování. Od práce vás rozptylují telefonáty, e-maily, sociální sítě, ale i dotazy kolegů. Bojovat se s tím dá různými způsoby: pořídit si sluchátka nebo špunty do uší, vypnout si zvonění a notifikace nebo zablokovat sociální sítě. Někomu to může pomoci, ale ne každý si ale může dovolit nebýt na příjmu. Řešením proto může být například nastavení filtrů (když už ty aplikace a informační systémy máme), které vás upozorní jen na nejnutnější zprávy typu hlášení poruch. Případně je možné nechat si stahovat novou poštu jen v určitých, například hodinových, intervalech. Hučící klimatizace se dá vypnout, ostré světlo ze zářivek zhasnout a pořídit si lampičku, kávu uvařit preventivně před zahájením práce a ne v jejím průběhu když na ni dostanete chuť, a tak bych mohl pokračovat ještě dlouho. Jde to!

Poslouchejte své vnitřní hodiny. Každý člověk je během dne nejproduktivnější v jinou dobu. To se liší i s ohledem na různé typy aktivit. Někdo se třeba nejlépe soustředí na obtížné úkoly dopoledne a večer na kreativní věci. Je důležité především poznat, kdy máte svůj hlavní čas, a ten si rezervovat na náročné aktivity. Začínáte být produktivnější!

Zavrhněte perfekcionismus. Zatímco například ve vědě je perfekcionismus na místě, v byznysu je často spíš překážkou. Perfekcionismus není o kvalitě či nekvalitě výsledku, ale o jeho nepřiměřenosti. Rozumný zaměstnanec si desetkrát přečte klíčový text, ale nebude desetkrát číst e-mail, kde se domlouvá s kolegou na oběd. Perfekcionista nerozlišuje, úzkostně vše kontroluje a zlepšuje. To paradoxně snižuje jeho výkon. Energii věnuje všemu stejně, a v důsledku mu chybí na to klíčové. Je důležité si určit, které úkoly je skutečně potřeba dotáhnout k dokonalosti. Zbylé aktivity byste neměli odfláknout, ale nevěnovat jim více času, než je nezbytně nutné. Je to sice na první pohled kacířská myšlenka, ale - Zavrhněte perfekcionismus!

To hlavní na závěr. Poslouchejte své vnitřní hodiny a nebuďte nervózní, že ke změně nedojde ihned nebo v tak krátkém čase, jako jste mysleli. I kdyby to mělo trvat o něco déle, tak se to vyplatí.

Mistra time managementu z vás neudělá žádný zázračný nástroj ani bestseller, jen vy sami.